Sistem point-of-sale (POS) adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang memungkinkan Anda menginventaris barang, melakukan penjualan, dan menerima pembayaran.

POS atau mungkin lebih dikenal dengan mesin kasir dibutuhkan berbagai lini bisnis, baik toko grosis dan retail, toko dadakan, cafe, maupun restoran. Akan tetapi mungkin sulit untuk menemukan sistem POS yang tepat untuk bisnis Anda, apalagi mengimplementasikan dalam bisnis Anda.

Itu sebabnya kami menyusun panduan to the point ini untuk membantu memilih aplikasi kasir yang sesuai dengan bisnis Anda. Yuk, baca hingga akhir untuk mempelajari semua yang perlu diketahui tentang sistem POS, sehingga Anda dapat memilih sistem POS yang tepat untuk bisnis Anda dan menjalankan operasi ritel Anda semudah mungkin.

Apa itu Point of Sale (POS)?

Menurut definisi, Point of sale adalah waktu dan tempat pada toko Anda di mana terjadinya transaksi sampai dengan selesai. Point of sale juga dikenal sebagai titik penjualan atau pembelian. Mudahnya point of sale adalah kasir toko Anda—tempat Anda memeriksa barang yang dibeli, menerima pembayaran, dan menyelesaikan transaksi.

Apa itu sistem POS?

Sistem point-of-sale (POS) adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang membantu bisnis Anda menerima pembayaran dari pelanggan dan melakukan penjualan secara langsung. Bahkan Sistem POS modern membantu pedagang mengelola inventaris, melacak performa penjualan, mengelola staf, mengumpulkan informasi kontak pelanggan, dan banyak lagi.

Istilah “sistem POS” digunakan untuk merujuk pada mesin kasir Anda. Namun saat ini, sebagian besar sistem POS berbasis perangkat lunak dan dapat digunakan di tablet atau smartphone apa pun. Ini memungkinkan Anda melayani pelanggan dan menerima pembayaran di mana pun Anda berada, tanpa memerlukan mesin kasir.

Bagaimana cara kerja sistem POS?

Fungsi dasarnya, sistem POS menghitung jumlah barang yang ingin dibeli pelanggan, memproses pembayaran, dan mengupdate jumlah stok barang Anda. Seperti inilah alur kerja sistem POS pada umumnya:

1. Pelanggan memilih untuk membeli produk Anda.
2. Sistem POS Anda menghitung total harga dari barang-barang tersebut.
3. Pelanggan Anda membayar.
4. Transaksi selesai.

Manfaat menggunakan sistem POS

Sistem POS modern menawarkan fungsionalitas yang jauh lebih banyak dari hanya mengelola transaksi. Sistem POS dapat menyelesaikan fungsi bisnis lainnya dan menginformasikan keputusan bisnis penting, termasuk:

1. Menjadikan manajemen inventaris Anda terpusat
2. Mengumpulkan dan memvisualisasikan data penjualan secara real time
3. Membangun profil pelanggan mendalam
4. Menerima pembayaran di mana saja
5. Membuka cabang toko baru lebih cepat

1. Menjadikan manajemen inventaris Anda terpusat

Memastikan jumlah stok Anda akurat saat barang diterima, dijual, dikembalikan, dan ditukar bisa memakan banyak waktu Anda. Akan tetapi mengelola inventaris sangatlah penting.

Stok barang adalah pengeluaran terbesar Anda dalam menjalankan bisnis, salah mengelola persediaan dapat menyebabkan kerugian besar. Membeli terlalu banyak stok, Anda berisiko menghadapi stok mengendap, sementara memesan terlalu sedikit dapat menyebabkan kegagalan transaksi.

2. Mengumpulkan dan memvisualisasikan data penjualan secara real time

Setiap transaksi dalam sistem POS Anda harus dapat dimasukkan ke dalam alat pelaporan dan analitik Anda. Sistem POS harus dapat membuat analisis visual dengan mudah. Memiliki analisis visual terhadap penjualan, akan memudahkan Anda untuk mengetahui produk mana yang bergerak dan mana yang tidak.

Saat memilih sistem point-of-sale, pastikan sistem tersebut membantu Anda memvisualisasikan data berikut:

1. Data penjualan dan inventaris toko Anda, baik online maupun offline
2. Data penjualan dari waktu ke waktu (hari, minggu, bulan, tahun, atau kustom)
3. Penjualan oleh karyawan (nilai pesanan rata-rata, item per pesanan, penjualan kotor dan bersih)
4. Penjualan menurut saluran (toko online dan beberapa lokasi toko fisik)
5. Penjualan berdasarkan lokasi (lokasi toko dan wilayah geografis tempat penjualan online berasal)
6. Penjualan berdasarkan produk (volume penjualan, profitabilitas, jumlah stok)
7. Jumlah pesanan (dipecah berdasarkan: belum dibayar, dibayar, tidak terpenuhi, terpenuhi)

3. Membangun profil pelanggan

Sistem POS juga harus membantu Anda mengumpulkan, melacak, dan mengelola informasi pelanggan. Data detail ini dapat membantu staf toko memahami pelanggan yang mereka layani dengan lebih baik, sehingga memicu pembelian berulang.

Pastikan sistem point-of-sale yang Anda pilih memungkinkan Anda melakukan hal berikut:

1. Membuat profil pelanggan, yang menyimpan informasi kontak pelanggan, riwayat pembelian, dan catatan.
2. Melihat riwayat pesanan, sehingga dapat membantu staf toko menyarankan produk relevan.
3. Meluncurkan program loyalitas, dengan memberi penghargaan kepada pembeli setiap kali mereka membeli dari Anda.

4. Menerima pembayaran di mana saja

Fungsi inti lainnya dari sistem POS adalah pemrosesan pembayaran. Saat pelanggan membeli produk, sistem POS Anda harus dapat memproses transaksi tersebut. Saat dipasangkan dengan hardware yang tepat, sistem POS dapat memproses pembayaran berikut:

1. Uang tunai, yang kemudian disetorkan ke mesin kasir Anda.
2. Kartu kredit, pembayaran dilakukan ketika pelanggan menggesek kartu kreditmereka di pembaca kartu kredit Anda.
3. Kartu chip, yaitu kartu kredit atau debit dengan NFC untuk memungkinkan pembayaran tap.
4. Pembayaran nirsentuh, yang dapat mencakup kartu chip dan pembayaran e-wallet seperti Apple Pay, Google Pay, Go Pay, QRIS.
5. Gift card, yang dapat berupa kartu fisik atau digital dan ditukarkan dengan pembelian di dalam toko atau online.

Yang membedakan sistem POS tradisional dari sistem POS modern adalah pemrosesan pembayaran mobile, yang memungkinkan Anda melayani pelanggan dan melakukan pembayaran di mana pun Anda memiliki koneksi internet—baik itu di dalam toko Anda, di pameran, di toko pop-up, atau di mana pun Anda melakukan penjualan.

5. Membuka cabang toko baru lebih cepat

Salah satu manfaat terbesar dari sistem POS adalah membantu Anda membuka toko baru dengan cepat —baik itu di lokasi permanen, toko pop-up, atau kios di sebuah acara. Dengan Sistem POS modern, Anda dapat membuka toko baru dengan beberapa klik saja, tambahkan toko baru di dashboard POS Anda, install aplikasinya pada smartphone, dan Anda dapat langsung dapat melakukan penjualan.

Jenis Hardware apa yang umumnya ada dalam sistem POS?

Setiap sistem POS menggunakan hardware tertentu untuk menunjang fungsinya, pada umumnya card reader, bar code scanner, tablet/smartphone.

Berikut adalah rincian dari berbagai hardware POS yang mungkin Anda perlukan untuk menjalankan bisnis ritel Anda.

• Terminal POS, yaitu perangkat yang menjalankan aplikasi POS Anda. Misalnya komputer, tablet, smartphone, atau laptop, pada umumnya aplikasi POS membutuhkan koneksi internet untuk terhubung dengan database, namun jika bisnis Anda hanya membutuhkan satu POS (kasir), maka Anda dapat menggunakan POS yang bersifat offline.
• Cash drawer, atau yang disebut dengan laci kas sebagai tempat untuk menyimpan uang tunai.
• Tablet atau smartphone, dengan perangkat ini, staf toko dapat memproses transaksi dan menerima pembayaran di manapun berada, tanpa membuat pelanggan Anda mengantre untuk membayar. Perangkat ini juga berguna untuk manajemen inventaris, karena staf Anda dapat menghitung dan menyesuaikan inventaris saat keliling di dalam toko.
• Bar code scanner, dapat membaca detail produk suatu barang dan dimasukkan dalam cart penjualan. Alat ini juga dapat digunakan untuk melakukan inventaris ulang produk. Beberapa sistem POS, memungkinkan Anda memindai bar code produk menggunakan kamera tablet atau smartphone, tanpa harus menggunakan bar code scanner.
• Credit/debit card reader, perangkat ini dapat membaca kartu debit dan kredit untuk menerima pembayaran dari pelanggan. Ada beberapa tipe card reader, yaitu tipe swipe, tap, dan chip EMV.
• Receipt printer, meskipun printer slip nota tidak selalu penting, printer ini berguna jika pelanggan Anda meminta nota dalam bentuk kertas, namun lebih baik jika Anda mengirimkan nota dalam bentuk email/Whatsapp, demi mendukung gerakan bumi hijau.

Jenis Sistem Point of Sale

Ada dua jenis utama sistem POS: on-premise dan berbasis cloud. Sistem POS on-premise adalah aplikasi kasir yang diinstall pada hardware Anda, misal harus diinstall di komputer atau server Anda. Sistem POS berbasis cloud menawarkan lebih banyak fleksibilitas, karena Anda dapat menjalankan bisnis, melayani pelanggan, dan menerima pembayaran menggunakan perangkat seluler, asalkan terdapat koneksi internet.

Sistem POS berbasis cloud kompatibel dengan sebagian besar perangkat keras POS (laci kas, printer, dll.) dan dapat diinstal pada tablet atau smartphone apa pun. Sistem POS berbasis cloud juga biasanya lebih murah dan lebih nyaman daripada solusi on-premise.

Bagaimana Memilih Sistem POS

Apakah Anda berencana membuka toko ritel pertama Anda atau tidak puas dengan sistem POS Anda saat ini dan berpikir untuk beralih ke sistem POS yang baru, oleh karena itu sangat penting untuk memilih sistem POS yang mendukung kebutuhan dan perkembangan bisnis Anda.

Menemukan sistem POS yang tepat membutuhkan riset dan pertimbangan — tetapi hal ini sangat sepadan dengan kemudahan yang akan Anda dapat. Mulailah dengan menilai apa yang menjadi kebutuhan bisnis Anda saat ini, dan kemudian mulai berpikir kebutuhan yang akan datang, misal apakah Anda ingin menjual secara online dan offline? Apakah Anda ingin membuka lebih banyak toko?

Untuk memastikan bisnis Anda siap untuk sukses, sistem POS Anda harus dapat:

1. Memproses penjualan dan menerima pembayaran
2. Membantu Anda melakukan pengembalian, penukaran, dan kredit toko yang fleksibel (mis., beli online, pengembalian di toko)
3. Membantu Anda melakukan pembayaran, pembelian, dan opsi pengiriman yang fleksibel
4. Membantu Anda melayani banyak pelanggan secara efektif
5. Menawarkan visibilitas penuh ke inventaris Anda di semua lokasi, secara real-time
6. Memungkinkan Anda untuk menjual di mana pun pelanggan Anda berada
7. Memberikan kemampuan analitik dan pelaporan yang kuat
8. Menawarkan akses cepat ke profil pelanggan, riwayat pesanan, dan program loyalitas
9. Menawarkan integrasi aplikasi untuk memperluas kemampuan sistem POS Anda
10. Mudah diintegrasikan dengan berbagai teknologi bisnis Anda (mis., Pemasaran, perangkat lunak akuntansi, dll.)