Jadi, Anda memutuskan untuk menyelami bisnis food & beverage, dan membuka kafe Anda sendiri. Membuka kedai kopi bisa menjadi pengalaman yang berharga. Di kafe tersebut, teman-teman Anda memiliki tempat nongkrong dan diskusi yang asyik. Karena kafe Anda, pagi hari akan lebih cerah dan di sore hari stress akan berkurang. Yang harus Anda lakukan adalah membuka kedai kopi kan? Itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan! Panduan membuka kafe ini akan membantu Anda berada di jalur yang benar.

1. Lakukan Riset Bisnis Kopi

Membuka kafe membutuhkan investasi besar dalam waktu dan uang. Sangat penting untuk mempelajari apa yang diperlukan untuk dapat menjalankan kafe yang sukses. Ini berarti Anda harus mulai merapat ke pemilik bisnis kopi dan belajar dari pengalaman mereka; mencari tahu apa yang berhasil, dan apa yang tidak. Dan inilah bagian yang menyenangkan, Anda dapat mengunjungi banyak kafe untuk mendapatkan wawasan tentang bisnis perkopian. Jangan malu untuk meniru dari kafe lain, namun jangan lupa untuk melakukan diferensiasi, sehingga membuat bisnis kafe Anda berbeda dan menonjol. Pelajari basis pelanggan Anda, siapa mereka? Apa kebutuhan mereka? Jam-jam sibuk? Mengenal pelanggan Anda dengan baik akan membantu perencanaan, pembuatan menu, penentuan titik harga.

2. Tentukan Visi Anda

Pastinya Anda memiliki rencana besar dan sudah memiliki gambaran tentang kafe Anda. Tuliskan apa yang ingin Anda capai dengan kafe Anda dan suasana seperti apa yang ingin tercipta di kafe Anda. Mulailah mengumpulkan foto, menu, dan ide desain sebagai inspirasi tampilan kafe, jenis makanan apa yang akan disajikan, dan bagaimana atmosfer yang akan pelanggan Anda rasakan saat mereka masuk. Memiliki visi yang jelas akan membantu Anda konsisten dalam memilih nama, memutuskan dekorasi, merencanakan menu makanan, memilih kopi, memilih cangkir, dan bagaimana cara Anda berinteraksi dengan pelanggan. Ingat, Anda tidak bisa menyenangkan semua orang – rahasia sukses adalah benar-benar memahami target bisnis kafe ini.

3. Buat Rencana Bisnis Terperinci

Semangat menggebu membangun bisnis, bisa membuat Anda melewatkan rencana bisnis (business plan). “Langsung eksekusi”… “Siapa yang akan baca?”… adalah alasan yang sering terdengar untuk melewatkan perencanaan. Pada kenyataannya, manfaat dalam menyusun rencana bisnis bukanlah tentang dokumen akhir, namun manfaatnya akan Anda dapatkan dari proses penyusunannya. Proses penulisan rencana bisnis membantu Anda benar-benar memahami pasar Anda dan melihat dari dekat angka-angka yang Anda butuhkan untuk membuat bisnis yang sukses. Rencana bisnis akan memandu Anda melalui setiap tahap pengembangan dan pengelolaan kedai kopi Anda, dan akan berfungsi sebagai peta jalan dalam menyusun, menjalankan, dan mengembangkan bisnis baru Anda.

Rencana bisnis kafe Anda harus mencakup:

• Ringkasan bisnis: Tujuan bisnis ini apa, dan apa yang menjadi unique value dari kafe Anda.
• Analisis pasar lokal: Siapa pelanggan tetap Anda? Siapa pesaing Anda?
• Tim Anda: Apa yang akan Anda lakukan sendiri? tim seperti apa yang akan membantu Anda?
• Rencana pemasaran: Apa pembeda kafe Anda? Bagaimana Anda akan mengomunikasikan hal ini kepada pelanggan?
• Berapa banyak uang yang dibutuhkan untuk memulai bisnis kafe ini dan dari mana asalnya.
• Proyeksi keuangan: Proyeksi Laba Rugi, cash flow
• Pemilihan lokasi.

Ada banyak hal yang perlu dipikirkan, tetapi meluangkan waktu untuk merencanakan setiap aspek bisnis akan membantu Anda dalam jangka waktu panjang.

4. Cari Lokasi Strategis

Lokasi sangat penting untuk kesuksesan bisnis kafe Anda. Sebelum memutuskan, luangkan waktu di area lokasi yang Anda incar. Perhatikan baik-baik berapa banyak pejalan kaki, dan ketersediaan tempat parkir. Apakah lokasinya cukup terlihat? Apakah ada cukup lalu lintas pejalan kaki di sekitar untuk menopang kafe Anda? Kegiatan yang senang dilakukan oleh masyarakat setempat? Apakah terdapat kafe lainnya di lokasi tersebut? Ingat Anda akan menghabiskan banyak waktu di sini, jadi Anda harus memastikan bahwa Anda benar-benar memahami apa yang membuat warga lokal tertarik. Penting juga untuk memahami skema sewa lokasi, skema ini akan memengaruhi profitabilitas dan nilai jual kembali bisnis Anda di masa mendatang. Mungkin lebih bijaksana untuk berbicara dengan seorang pengacara yang berspesialisasi dalam sewa ritel sebelum Anda menandatangani berkas apa pun.

5. Cari Supplier Terbaik

Menemukan pemasok yang baik dan andal adalah komponen kunci dari kesuksesan bisnis apa pun. Tergantung pada jenis kafe yang Anda buka, pasokan utama biasanya kopi, susu, roti, produk segar, dan bahan makanan. Anda juga membutuhkan cangkir (kertas dan porselen), serbet, pengaduk kopi, teko, sirup dan seterusnya. Mulailah dengan membuat daftar semua barang dan bahan yang Anda butuhkan, sedetail mungkin. Daftarnya mungkin tampak luar biasa panjang, tetapi dengan memiliki list yang detail, akan memastikan Anda siap untuk apa pun. Dari sana, Anda dapat mulai meneliti pemasok sampai Anda menemukan pemasok yang Anda sukai dan yang sesuai dengan filosofi bisnis Anda.

6. Pengadaan Peralatan Kafe

Dalam pengadaan peralatan kafe, Anda memiliki beberapa pilihan:

• Beli peralatan langsung menggunakan uang Anda sendiri.
• Sewa peralatan melalui penyedia.
• Dalam hal peralatan kopi, banyak kafe juga bisa mendapatkan pinjaman ini dari pemasok / roaster kopi.

Namun umumnya, lebih baik berinvestasi dengan membeli peralatan Anda sendiri, misal blender, mesin ekspreso, lemari es, mesin kasir dan sebagainya. Sekali lagi, buat daftar sedetail mungkin, Anda mungkin tidak membutuhkan semua item sesegera mungkin, jadi prioritaskan dan persiapkan apa yang dibutuhkan di masa yang akan datang.

7. Desain Kafe Anda dan Berikan Karakternya

Desain kafe Anda sangat penting untuk menarik pelanggan baru dan mempertahankannya. Konsep kafe akan sangat tergantung pada target konsumen. Apakah akan modern? Retro? Futuristik? Ramah keluarga? Bertema kesehatan? Pahami selera basis pelanggan Anda dan rancang kafe Anda dengan mempertimbangkannya. Sekali lagi, jangan mencoba menyenangkan semua orang; memilih satu tema dan berpegang teguh pada itu akan membuat identitas yang lebih kuat. Pertimbangkan desain etalase, papan nama, furnitur, dan pencahayaan. Evaluasi efisiensi tata letak baik dari perspektif karyawan dan pelanggan. Bisakah barista bekerja secara metodis di ruang yang disediakan? Bisakah staf Anda dengan cepat melintasi ruangan? Akankah pelanggan memahami proses pemesanan saat memasuki kedai kopi Anda? Mungkin akan mengeluarkan uang lagi, tetapi menyewa desainer interior profesional benar-benar dapat menyatukan hal-hal di atas. Suasana yang nyaman dan alur kerja yang efisien sangat penting, dan seorang desainer berpengalaman dapat membuat perbedaan yang signifikan.

8. Ciptakan Menu untuk Melengkapi Kafe Anda

Menu Anda harus mengekspresikan visi dan tema kafe Anda. Banyak hal yang perlu dipertimbangkan, mulai dari pilihan makanan, desain, warna dan font, hingga deskripsi, gambar, dan harga yang menarik. Pikirkan tentang hidangan khas dan bagaimana hal itu dapat membentuk style dari menu Anda. Tetap sederhana, salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan pemilik kafe adalah mencoba menyenangkan semua orang, sehingga membuat lusinan item yang hampir tidak pernah dipesan pelanggan. Fokus pada tidak lebih dari 10-12 opsi menu yang bombastis. Menu Anda juga harus menguntungkan, hitung biaya bahan dan margin setiap item. Sebagai aturan praktis untuk memulai, biaya bahan tidak boleh lebih dari 35% dari harga jual (belum termasuk PPN).

Anda dapat mempertimbangkan menggunakan menu digital untuk memudahkan pelanggan dan karyawan Anda, menu digital juga dapat meminimalisir penyebaran penyakit Covid-19.

9. Pekerjakan Orang yang Tepat

Tanyakan kepada pemilik kafe yang berpengalaman, apa masalah nomor satu dalam bisnis mereka? Yup, benar.. Menemukan dan mempertahankan staf yang hebat. Kebanyakan orang, pastinya menginginkan staf yang berpengalaman, dan itu wajar sekali. Tapi ada satu hal yang mengalahkan pengalaman, yaitu sikap atau attitude. Keterampilan dapat dipelajari, namun sikap … tidak begitu banyak. Ya, Anda akan memerlukan staff berpengalaman, terutama pada tahap awal. Namun, mengembangkan budaya tim yang hebat hanya terjadi saat mempekerjakan orang yang tepat, jadi pastikan Anda mencari orang yang paling cocok untuk bisnis Anda. Anda dapat mengikutsertakan karyawan Anda dalam sebuah pelatihan untuk meningkatkan skill mereka.

10. Pasarkan Kafe Anda

Beberapa minggu menjelang pembukaan kafe Anda adalah kesempatan yang tepat untuk mulai membangun jaringan. Media sosial akan menjadi sumber viral untuk kafe Anda, jadi gunakan itu untuk membangun reputasi dan awareness untuk kafe Anda. Bukan rahasia lagi bahwa Instagram adalah media paling tepat untuk mempromosikan kafe Anda, tetapi jangan berhenti di situ, pastikan Anda mencantumkan kafe Anda pada Google Maps, GoFood, dan Grab Food. Pastikan untuk membuat promosi online yang interaktif, dan menarik. Gunakan gambar dan video untuk mendorong like dan share. Ketika pelanggan Anda datang ke kafe, jangan lupa untuk meminta mereka untuk mengikuti media sosial Anda untuk menerima promo, dan penawaran spesial.